Tus documentos donde y cuando quieras.
A lo largo de mi experiencia personal asesorando y trabajando en el desarrollo de empresas, me he encontrado con multitud de documentación que se debe presentar en bancos, instituciones públicas...
Es difícil recordar tanta información como CIF de diversas empresas, DNI de los socios, direcciones, fechas, etc. datos importantes que en un momento u otro le pueden solicitar. No sólo si trabaja con otras empresas, sino para su propia empresa.
Hoy me gustaría compartir con ustedes algunas de las virtudes que ofrece Google Drive para la organización de la empresa.
Ventajas de Google Drive:
- Archivos en la nube.
- Creación de documentos google que pueden ser editados simultáneamente:
- Documento de texto.
- Hoja de cálculo.
- Presentación.
- Otros, como por ejemplo formularios para la realización de encuestas (muy útil).
- Sincronización de documentos en el ordenador.
- App para el móvil.
- Compartir documentos con otros.
- Capacidad de 15 GB de almacenamiento. (Ilimitada para documentos de Google)
Desventajas de Google Drive:
- Al sobrepasar el límite de almacenamiento se borran documentos.
- Cambiar de cuenta de google en Google Drive para escritorio es laborioso. Debes de crear una nueva carpeta y resincronizar los documentos.
- La capacidad de almacenamiento es compartida con el correo electrónico.
Centrándonos en el aspecto organizativo, recomiendo el uso de esta aplicación. Tanto si usa Android en su móvil u otro sistema, podrá descargar la app para acceder desde cualquier lugar a los documentos.
Una distribución eficiente de las carpetas, numeradas y con una estructura lógica le ayudará en el día a día, tanto para tener controlada las facturas emitidas, por ejemplo, o bien para consultar información cuando esté en el banco.
Otra utilidad en el día a día es compartir documentos. Enviar un documento por e-mail para su revisión, o ir de un puesto a otro con USB para darle el documento a un compañero, ya no será necesario.
En definitiva, os aseguro que una vez integréis este sistema en vuestra organización será complicado vivir de otra manera.
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