La tendencia natural es ver a la aplicación WhatsApp como un enemigo de la productividad. Los empleados o nosotros mismos acabamos perdiendo tiempo cada vez que el móvil nos avisa con mensajes intrascendentes.
No por ello esta aplicación es el enemigo, es más, puede ser un aliado fundamental para mejorar la productividad de la empresa, tanto internamente como de cara al cliente. Si aun no me crees, aquí algunas ideas de cómo aplicar WhatsApp en nuestra organización.
- Organización interna
- Grupo por proyectos: El ejemplo más sencillo es el caso de una obra, donde un operario está en la obra y el project manager se encuentra en la oficina. El operario puede usar el grupo para subir fotos con las últimas actuaciones llevadas a cabo, y de paso usar esas imágenes para llevar un registro de la obra.
- Envío de documentación: En mi experiencia laboral me he visto en la situación de tener que hablar con clientes después de que un comercial lo visitase. En este caso esta herramienta servía para ir adelantando la documentación, facilitando algunos datos sencillos de los contratos antes de llamar al cliente para verificar los datos.
- Organización externa
- Aviso a clientes: Hay que adaptarse a los clientes y a los tiempos que corren. Es posible usar esta aplicación para avisar a los clientes de que su pedido ya ha llegado y pasen a recogerlo.
- Feed-back: Realizar encuestas sencillas y directas respecto a la satisfacción de un cliente. Con WhatsApp es rápido y eficaz en comparación con un correo electrónico que acabará en la papelera.
- Servicio postventa: Hacer un seguimiento de una venta a lo largo de unas semanas puede ser una forma de diferenciarnos de la competencia, de demostrar a nuestros clientes que estamos preocupados por su satisfacción.
- Promoción: Usado con moderación puede ser una buena herramienta para llegar a los clientes en el momento indicado. Un bar que hace descuentos en ciertas bebidas, o a grupos de amigos, y te avisa un sábado por la noche es un buen ejemplo.
Como puede ver, las opciones son infinitas, sólo hay que cumplir unos principios básicos.
- Separar el Whatsapp personal del profesional.
- Usar un lenguaje adecuado, aunque lo consideremos una vía de comunicación informal.
- Respetar al cliente y al empleado. Es fundamental no abusar de los mensajes por WhatsApp, nos bloquearán y probablemente dejen de consumir nuestro producto o servicio. En el caso de nuestro empleado acabará cansado de nosotros, ese no es el objetivo.
